现邀请符合条件的公司参与校内比价，特此公告。

各报价单位：

档案整理和数字化加工服务项目以公开比价的方式进行评选。

各报价单位应仔细阅读文件中所有的事项、格式、条款和规范要求，提交的报价文件中对各方面都要做出实质性响应，按照要求提交全部文件。

一、资格及相关要求

1、符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定；

2、具有2018年1月1日至今不少于三家的业绩（不同高校档案整理和加工），需提供业务合同和验收报告等业主满意度证明；

3、须提供档案数字化加工著作权和档案扫描与OCR识别一体化管理软件著作权证书；

4、须提供为项目配备的工作人员近三个月社保证明材料；

5、满足服务需求中的其他要求；

二、必须提交的资料内容（格式自拟）

（一）法人代表授权委托书；

（二）报价清单（包括项目总报价和各项内容单价列表）；

（三）证照复印件(营业执照、税务登记证或提供“三证合一”后的营业执照，税务登记证不再提供) ；基本帐户开户证明（复印件）；

（四）业绩证明材料；

（五）经营服务保障方案；

（六）其它相关材料；

备注：

1、上述资料应该是最新、有效、清晰的；

2、上述资料报价内容、资质、业绩材料必须加盖投标人公章；

3、以上文件应单独密封，并在密封处加盖公章。

三、比价方法及标准

1、采用有效最低价方法评审，开封时现场评审。

有效最低价法：以价格为主要因素确定成交候选供应商，即在全部满足采购需求实质性要求（包含资格条件、供货周期以及评标过程中对工程内容、方案的补充和修改等）前提下，根据各家最终承诺报价由低到高排出成交候选供应商。

“有效最低价”主要考虑：

1）报价是否响应比价文件的实质性要求；

2）报价是否会降低比价文件规定的质量、供货期、服务内容、功能要求；

3）报价是否会低于成本；

4）是否有缺项漏项或错项。

2、在评审过程中，出现下列情形之一的，应予作废：

1）出现影响采购公正的违法、违规行为的；

2）因重大变故，采购任务取消的；

3）其他经评审小组一致认定应予作废情形的。

3、有下列情况之一者，报价文件无效

1）报价人所提供的证书和资料经查有弄虚作假行为的；

2）报价单位在一份报价文件中，报有两个或多个报价，且未书面声明以哪个报价为准；

3）其他未能实质性响应采购需求文件的。

4、在比价采购中，出现下列情形之一的，采购办有权宣布终止：

1）出现影响采购公正的违法、违规行为的；

2）因重大变故，采购任务取消的。

四、报价人需知

1、报价：报价的计价方法以投资经营服务方式承包。

2、技术标准及作业要求必须符合国家有关标准及行业标准。

3、不得将成交项目转包给其他企业法人或自然人，否则采购人有权中止合同。

4、报价人应确保其所提供的文件资料的真实性、有效性及合法性，否则，由此引起的任何责任由其自行承担。

5、勘察现场

1）报价人应自行对服务现场和周围环境进行勘察。

2）勘察现场所发生的费用由报价人自行承担。采购人向报价人提供的有关服务现场的资料和数据，是采购人现有的能使报价人利用的资料。采购人对报价人由此而做出的推论、理解和结论概不负责。报价人未到服务现场实地踏勘的，成交后签订合同时和履约过程中，不得以不完全了解现场情况为由，提出任何形式的增加合同价款或索赔的要求。

3）除非有特殊要求，报价文件不单独提供服务使用地的自然环境、气候条件、公用设施等情况，报价人被视为熟悉上述与履行合同有关的一切情况。

6、采购与招标办公室一律不予退还报价人的报价文件。

7、报价人如对本函有不清楚之处，请及时与采购与招标办公室联系，我们将尽快予以答复。

五、签订合同

1、成交后3日内签订成交合同。

2、采购双方必须严格按照报价文件及承诺签订采购合同，不得擅自变更。

3、合同签订后，不得转包、分包，亦不得将合同全部及任何权利、义务向第三方转让，否则将被视为严重违约。

六、澄清及变更

采购需求文件如有澄清及变更，将以函的形式告知。

七、其它

1、无论基于何种原因，各项本应作拒绝处理的情形即便未被及时发现而使该报价人进入评审或其它后续程序，包括已经签约的情形，一旦在任何时间被发现，则采购与招标办公室均有权决定是否取消该报价人此前评议的结果，或是否对该报价予以拒绝，并有权采取相应的补救或纠正措施。一旦该报价人被拒绝或被取消此前评议结果，其现有的位置将被其他报价人依序替代或重新组织采购，相关的一切损失均由该报价人自行承担。

2、报价文件应响应本采购需求，否则，将有可能被判定为作废。

3、本邀请文件技术参数等技术条款由项目经办人负责解释，其他商务条款由采购与招标办公室负责解释。

八、监督：

校纪检监察处；监督电话：0551-62520121

合肥幼儿师范高等专科学校

2021年4月7日  

附件：

合肥幼专档案整理和数字化服务采购需求及服务标准

一、采购需求

（一）服务需求和采购明细

（二）服务依据及参考标准

1、档案管理主要法规

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国档案法实施办法》

2、业务标准与技术规范

《高等学校档案工作规范》

《纸制档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）

《档案服务外包管理工作规范》(DA/T68.2-2020)

《档案交接文据格式》（GB/T13968-92）

《档案分类标引规则》（GB/T 15418-94）

《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）

《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）

按以上规范进行整理、著录、扫描后的档案要达到相关档案业务标准质量要求。

（三）加工要求

1、基建、设备整理要求

对档案资料的完整性进行检查；登记移交清单，对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数进行交接。

整理工作包括分类、排序、编目、技术加工、装订五部分。

第一步，分类

按照《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）对基建设备档案材料进行分类。

第二步，排序

将材料按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。

每个类别中的档案材料排序后，加盖档案分类章，并在甲方指定位置逐页编写页码。页码的编写方法为:凡有图文的页面，每面作为一页；有封面的材料从封面开始编写；空白纸和托裱用的衬纸不计页数；复印件和原件应视为一份材料，统一编写页数。

第三步，编目

按照招标方档案编目标准执行。

第四步，技术加工

为使档案能够长期保存和有效利用，装订之前必须对归档文件材料逐件进行检查，凡是破损、字迹模糊或易褪变、锈蚀的金属物和超大纸张折叠等不符合要求的都要进行修整。

对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保持材料原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改。复制后的材料应清晰，所用材料要符合档案保护要求，经久耐用。复制件应附在原件后，与原件作为一件。

幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。

幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。

为方便档案利用和后续材料补充，每份档案材料在整理时必须保证各自独立，禁止将多份材料以缝纫、被糊等形式粘连在一起。

第五步，装订、装盒

每个档案材料，采用三孔装订或直角装订方法，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。如果左侧的空白不够，要托裱出装订边，不能压字。装订后的档案，目录在卷首，材料排列顺序与目录相符；卷面整齐、平坦，用棉线进行装订，装订结实实用。档案盒封面按招标方要求制作。

上述整理步骤完成后要对档案资料的完整性进行检查；登记移交清单，对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数进行验收移交，并及时将移交档案还回库房上架。目录电子版须与纸质版同时移交。

2、档案数字化扫描要求

总体要求：符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》

第一，扫描加工

⑴启钉、拆分，保证纸张的平整、抚平边角。

⑵采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。

⑶如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆卷、装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。

⑷为更好的展现档案原貌，全部采用彩色扫描，普通文件分辨率为300dpi，照片与基建图纸不低于600dpi。扫描件在存储时压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读，且能满足利用纸张需求全幅打印的前提下，尽量减小存储容量为准则。

⑸扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度，保证扫描件打印效果不逊于原件复印效果。

⑹数字化加工过程需要填写档案交接登记表，详细记录档案交接前后每份文件的起始页号和页数，以确保每份纸质案卷的完整性。

⑺招标人按批次提供案卷给投标人，以一天的扫描工作量为一批。

第二，扫描图像处理

扫描后的原始图像需要使用相关的图像处理软件进行优化处理，保证成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：

⑴图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

⑵图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边。

⑶字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。

⑷图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。

⑸图像拼接处信息要完整，不能缺少信息。

⑹将原始JPEG格式的图像文件制作成双层PDF格式（用于全文检索时方便OCR识别）。如果一份文件由多个JPEG格式的图像组成，那么在转成PDF格式时应按照页码顺序组合成一个完整的多页双层PDF文档。投标人最终提供JPEG和双层PDF两种格式数据各一份，并将上述两种格式数据分别刻录成档案级光盘，同时将这两种格式的数据存储于移动硬盘，作为项目最终成果，保证图像清晰。光盘与硬盘招标方提供。

第三，档案整理、装订

档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体要求如下：

⑴遵循尽可能保持档案原貌的原则。

⑵档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。

⑶档案装订，应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。

第四，图像数据挂接

⑴档案扫描完成后，投标人需要独立将目录数据和扫描数据批量导入和挂接到招标人现有的档案管理系统中。

⑵在数据库中挂接的文件应是与档号对应一致的双层PDF格式文档。

⑶确保扫描图像与档案目录100%挂接正确，如目录数据有误，需按照扫描档案实体进行修改，确保扫描成果在招标人所使用的档案管理系统中有效检索和显示。

第五，数据备份光盘及移动硬盘要求

⑴同一卷档案的图像文件必须存放在同一张光盘上，不允许拆分。

⑵提交原始扫描图像JPEG格式及双层PDF格式数据光盘各1套（清华同方档案级光盘），同时提交原始扫描图像JPEG格式及双层PDF格式数据移动硬盘各1套。

JPEG格式及PDF格式数据光盘、移动硬盘均包括档案卷号及图像清单（Excel格式），档案扫描图像文件和档案目录数据。光盘封面要根据分盘时生成的索引项打印出光盘编号与档案编号对应的光盘标签。

⑶提交光盘刻录目录表一套，记录光盘号与案卷内容。

⑷提交移动硬盘存储数据目录表一套，记录案卷内容。

二、保密要求

提供详细的保密方案及措施，成交供应商必须与采购人签订保密协议。在档案数字化加工完成后，存储在加工设备内，经采购人检查，并将数字化加工后形成的档案相关内容清除并作安全技术处理；档案数字化加工各个环节投标方均应进行详细登记，并及时整理、汇总，装订成册，每周要有周报上报采购人，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录，所有影像资料、硬盘资料、纸质资料、各种清单等所有信息资料在项目结束时一并移交给采购人。

以上所列如有未尽事宜，一切参照相关国家标准和规定执行。

三、报价要求

供应商针对本项目所有内容报项目总价，总价包含完成本项目所发生的一切费用，须另附项目各项内容单价列表供验收核算，项目最高限价9万元整，供应商需考虑各种风险，综合报价。

四、其他要求

1、采购需求的档案盒在合同签订后10个工作日内供货，且经采购人验收合格，免费质保期内执行国家三包规定。

2、成交供应商须在服务期间为本项目提供相应的设备保障，包含但不限于以下设备：高速扫描仪、运送案卷手推车等。各设备数量由成交供应商根据扫描卷数及工期时间自行安排，务必在规定时间内完成项目任务。